¿Cuántos elementos hay que controlar en un evento por Zoom?

¿Cuántos detalles necesitas controlar para realizar un evento online con Zoom de manera profesional (y que todo salga bien) Si necesitas hacer el próximo evento de tu empresa de manera virtual, este capítulo de El Podcast de Zoom tiene mucho para ti.   

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Tras haberme ocupado de la realización de decenas y decenas de eventos por Zoom para empresas, instituciones, marcas y profesionales durante años, he identificado el número de variables esenciales a tener en cuenta a la hora de organizar un evento corporativo por Zoom de manera profesional.  

Son 87, agrupados en 6 categorías. Van desde la definición de la escaleta (o cronograma) hasta los elementos de visualización de pantallas,  el número de ponentes que determinan el tipo de evento, aspectos clave de configuración de las sesiones, la modalidad del registro de participantes o la presencia de vídeos o audios de fondo durante la emisión, entre muchos otros.  

 

¿87 te parecen muchos?  

¡Es que son muchos!  de hecho podrían superar los 100, tranquilamente, si entrásemos en más detalles Efectivamente, cuando tenemos la responsabilidad de realizar un evento profesional por Zoom son muchos los detalles que hay que controlar para que todo salga bien y además con la presión del directo. 

La buena noticia es que Zoom puede con prácticamente cualquier tipo de evento corporativo que tengas en mente, como:

  • Una rueda de prensa con Zoom
  • La presentación de un nuevo producto con Zoom
  • Una actividad de formación o capacitación por Zoom
  • La celebración de un congreso con la intervención de decenas de ponentes, por Zoom
  • Un acto de graduación académico por Zoo
  • Una reunión anual de vendedores por Zoom
  • Un congreso médico por Zoom
  • La organización de un debate por Zoom que incluya la participación del público…

Todo esto lo podemos hacer con Zoom y de manera profesional. 

Y lo sé de primera mano, ya que he realizado decenas de eventos para clientes y cada uno de ellos está plagado de pequeños o grandes detalles capaces de convertir el acontecimiento en un éxito rotundo bien en tu peor pesadilla.  

 

Todo bajo control con Zoom

Cuando se trata de un evento, no hay términos medios: hay que tenerlo todo bajo control, o al menos intentarlo, sabiendo que siempre hay un espacio –residual– para lo inesperado, no nos olvidemos que tratamos con tecnología y con personas.  

La experiencia me ha enseñado que no existe un evento fácilque no presente retos; todos tienen su nivel de complicación, de sorpresa se apoyan en un número elevado de variables. Como he dicho antes, en mi caso, he identificado 87.  

Pero como 87 son muchos para enumerarlas aquí, he escogido una muestra aleatoria de nuestro checklist habitual cuando realizamos eventos en directo para clientes para que nos hagamos una idea de la naturaleza de estos detalles Son los 10 siguientes: 

 

10 detalles de muestra para eventos por Zoom

  1. Ancho de bandaQue el ancho de banda del presentador sea el adecuado, para que se le vea y se le escuche bien durante su intervención en el evento.
  2. Sonido de vídeosQue los vídeos incrustados en los PowerPoints de los ponentes se escuchen en el momento de su reproducción. 
  3. Encuestas y votaciones. Que estén cargadas y probadas antes de iniciar el evento 
  4. ParticipantesQue los asistentes estén silenciados cuando la sesión sea numerosa y del tipo reunión
  5. Pruebas técnicasQue los ponentes participen en las sesiones de pruebas técnicas
  6. MultipantallaQue los PowerPoints se vean bien cuando se compartan desde PCs con más de una pantalla 
  7. IntérpertesQue los intérpretes de idiomas tengan actualizado su Zoom a la última versión para que puedan unirse sin problemas a sus cabinas de idiomas
  8. ChatQue el chat esté configurado de manera correcta, según las especificaciones del organizador del evento
  9. Salas para grupos pequeñosQue estén preparadas de antemano
  10. Capacidad de asistentesQue el aforo del evento sea el adecuado para dar cabida a todos los asistentes previstos y no dejar nadie fuera (especialmente si el evento es de pago). 

Y así, suma y sigue, hasta 87 o más factores.  

 

Un juego cruel con Zoom

Ahora, que hemos enunciado algunos, ¿qué tal si jugamos a un juego un poco cruel con Zoom? Es el siguiente: de esta muestra de 10 que acabamos de enumerar¿cuál de ellos no te importaría que te fallara en directo en un evento en el cual tu eres el responsable de su emisión?   

Por ejemplo, escojamos el 7que el chat no funcione y que los asistentes no puedan comentar ni interactuar cuando el evento orbita alrededor de su participación, cuando previamente se ha comunicado este hecho bombo y platillo y además cuando el CEO de tu empresa considera esta parte como estratégica 

O mejor el 3que en una reunión numerosa (pongamos +300 asistentes) todos puedan iniciar su audio a voluntad de hecho se les escuche hablar, el ladrido de un perro de fondo, música tipo reguetónalguien que toca el timbre de una puerta y también una discusión laboral o doméstica…  

Vamos, escoge un número al azar e imagínate que eso va mal en tu evento por Zoom y que tú eres el responsable en tu empresa del evento frente ao la CEO, frente a un cliente; o que representas a una marca o a una institución 

 Si te poneen ese papel seguro que ya sientes los nervios y notas cómo el estrés te subpor la espina dorsal.  

En esta situación la respuesta a la pregunta de “cuál quieres que te falle no es otra que “ninguno, que no falle nada”, ¿cierto? 

 

Zoom fácil y Zoom complejo

Zoom parece fácil para hacer reuniones y videoconferencias –y de hecho lo es, de ahí gran parte de su éxito, pero es mucho más profundo y complejo y hay que entender toda su dimensión y tener experiencia cuando se trata de organizar eventos profesionales con Zoom. 

Zoom es una herramienta potente, seguramuy estable y líder mundial en su segmentopero tiene una vasta complejidad técnica que es preciso conocer y dominar para lograr que todo vaya como se pretende, sin errores, sin fallos ni sobresaltos. Y este nivel de control solo se consigue con años de utilización de Zoom con decenas y decenas de casos reales de realización profesional en tu haber. 

En 2021, Zoom es nuestro mejor aliado

Tal como pinta 2021, todo indica que en este año Zoom seguirá siendo nuestro mejor aliado de comunicación digital en momentos de restricciones de movilidadSeguirá facilitándonos la vida profesional, lo cual incluye la celebración de eventos y actos públicos de manera digital si son parte esencial de nuestro calendario comercial, de comunicación, de planificación académica, institucional o profesional.  

Si tienes eventos que organizar, te animo a que no los suspendas, realízalos por Zoom, pero hazlo controlando la mayor cantidad de los pequeños y grandes detalles que se ven involucrados a la hora de hacer de tu convocatoria todo un éxito.  

Y recuerda que si esto te sobrepasa (algo completamente natural) y necesitas asesoramiento o deseas directamente que nos ocupemos de realizar tu eventollevamos años dedicándonos a organizar webinars y contamos con la experiencia de haber realizado decenas y decenas de eventos para clientes de todo tipo con Zoom  

Contáctanos por email a info@community.es o bien por teléfono al 932 386 505 o WhatsApp al +34 687 044 744.

 

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